Регистрация ИП онлайн Регистрация ООО онлайн 8 495 278-18-59
Получить консультацию
Наши партнеры

Как написать протокол общего собрания


Время чтения: 12 минут Просмотров: 778 0 комментариев

Как написать протокол общего собрания

При осуществлении деятельности любой компании в форме ООО необходимо регулярно решать определённые задачи и принимать решения. Если этот вопрос затрагивает всю фирму и всех членов правления, нужно его вынести на общее рассмотрение. Для этого подготавливается специальный документ – протокол общего собрания. Здесь в краткой форме отражается ход организуемого мероприятия, изучаемый вопрос и принятое решение по нему.

Данный протокол является обязательным при проведении совещаний, в которых задействованы учредители, директора, акционеры, деловые и другие важные лица. Важно понимать, как правильно заполняется протокол и для решения каких задач он предназначен. Это поможет избежать многих проблем в будущем.

Какие задачи решает протокол о проведении общего собрания

Если предприятию необходимо организовать совещание учредителей и других ключевых лиц, для этого проводится соответствующая встреча. Её содержание и результаты описываются в протоколе общего собрания.

Чаще всего решаются следующие вопросы:

  • внесение изменений в устав компании – изменение правил распределения долей и доходов, увеличение или уменьшение уставного капитала, определение порядка передачи долей и пр.;
  • изменение состава учредителей и акционеров – ввод нового участника или вывод текущего;
  • организация эмиссии ценных бумаг;
  • привлечение сторонних инвестиций;
  • реализация общего имущества;
  • проведение реорганизации предприятия (слияние, присоединение);
  • принятие решения о продаже компании;
  • ликвидация фирмы.

Все эти вопросы требуют коллективного участия, поэтому без протокола общего собрания не обойтись. Документ служит для официального обозначения вопроса, который будет рассматриваться в ходе встречи, и для определения решения, принятого в рамках собрания. Это обеспечивает протоколу юридическую силу, что может быть использовано в ходе разрешения спорных ситуаций и конфликтов внутри предприятия или по отношению к другим юридическим лицам.

Требования к оформлению протокола для общих собраний

Речь идёт о полноценном документе, определяющим ход ведения деятельности предприятия, поэтому в отношении него существуют определённые нормы и законодательные требования. Если их не соблюдать при подготовке протокола, принятые решения могут быть признаны недействительными.

Установленные требования прежде всего касаются сроков оформления. Итоговый протокол о проведении собрания должен быть составлен не позднее, чем через 15 дней с даты, когда было проведено общее мероприятие. Документ подготавливается в двух копиях.

Что касается содержания, в протоколе отражается следующая информация (требования статья 181.2 ГК):

  • место и дата организации собрания;
  • ФИО председателя;
  • состав президиума;
  • изучаемый вопрос;
  • общее число голосов всех участников, включая отсутствующих;
  • число голосов, которое может быть учтено при принятии решения.

В готовом протоколе описываются основные тезисы по озвученным вопросам и решения, которые были приняты общим голосованием. Затем он подписывается всеми участниками.

Важно понимать, что данный документ имеет серьёзное юридическое значение. Протоколы призваны организовывать коллегиальное принятие решений, учитывая текущие задачи и специфику компании. При грамотном составлении документов общие собрания будут проходить по чётко определённому сценарию, что исключит спорные ситуации или непрозрачные тезисы, определит правильность ведения коммерческой деятельности в целом.

Что касается требований законодательства к формированию протоколов, они определяются статьями 32 и 34 закона «Об ООО». В нём прописаны основные вопросы, решаемые на собрании, права и обязанности участников, возможные сроки проведения и порядок составления протокола собрания.

Помимо этого, определённые правила прописываются и в уставе при создании компании. На их основании может быть проведена внеочередная встреча, если вопрос, озвученный на ней, затрагивает интересы всех участников и компании.

Чтобы протокол получил юридическую силу, он должен быть заверен у нотариуса. В противном случае невозможно документально подтвердить результаты голосования участников мероприятия. Вследствие этого решение, принятое в ходе встречи, не может быть признано действительным.

Важно! Если же в ходе собрания велась аудиозапись или видеосъёмка, и эти способы фиксации результатов голосования были отражены в содержании протокола или уставе компании, необходимость в услугах нотариуса отпадает.

Этапы проведения собраний учредителей и составления протокола

Причин для проведения мероприятий данного типа может быть предостаточно. Все они были отмечены выше. Несмотря на то, для чего проводится собрание, порядок организации во всех случаях будет схожим. Также в обязательном порядке и подготавливается протокол. Процесс включает следующие этапы:

  • назначение секретаря и председателя общим голосованием (если в составе учредителей 2 человека, этот шаг необязателен);
  • представление текущего вопроса или задач, которые необходимо решить общим голосованием. На собрании может быть поднят как один, так и несколько вопросов. Независимо от количества, все они отражаются в протоколе;
  • проведение голосования и вынесение вердикта. Окончательное решение вносится в документ;
  • подписание протокола собрания. Все участники мероприятия подписывают документ, чем подтверждают своё согласие и факт того, что все данные были отражены корректно.

Иногда в ходе подготовки выясняется, что все участники могут присутствовать лично: из-за личных проблем, по состоянию здоровья или по причине нахождения в другом городе. В этом случае в рамках Гражданского кодекса может быть проведено заочное голосование, его результаты также отражаются в протоколе. Участники мероприятия заполняют специальный бюллетень, который будет отправлен директору для сбора голосов и составления итогового документа.

Важно! Такое собрание имеет ограничения по принимаемым решениям. В частности, невозможно провести с отражением в протоколе заочное голосование при утверждении бухгалтерских балансов и отчётов за год.

В течение 10 дней после завершения мероприятия каждый участник должен получить копию протокола. Еще один экземпляр, заверенный у нотариуса (или другими способами, описанными выше), помещается в архив в компании.

Вы успешно подписаны на рассылку.

Напишите решение, например, 45-12 = 33

Ничего не найдено.